CONDITIONS GÉNÉRALES D’INTERVENTION

Cadre général d’intervention

Le Code de droit économique ainsi que les règles déontologiques prescrivent aux avocats d’informer leurs clients dès le début de la relation professionnelle du mode de fixation de leurs honoraires et frais, en toute transparence. Pour cette raison, une information détaillée contenant les modalités de facturation pratiquées vous sera communiquée par l’avocat en charge de votre dossier.

A l’égard des personnes physiques, la déontologie impose en outre aux avocats d’informer les clients de leur droit éventuel à bénéficier de l’aide juridique gratuite ou partiellement gratuite s’ils en remplissent les conditions d’octroi.

Pour tout contrat de prestation de services à distance conclu avec un consommateur (par exemple demande de consultation par e-mail), ce dernier bénéficie du droit de renoncer audit contrat pendant quatorze (14) jours ouvrables suivants la conclusion du contrat. Dans ce cas, le consommateur n’est pas tenu d’acquitter des pénalités ni de justifier les motifs de son choix. Seuls seront facturés les frais d’ouverture de dossier et les honoraires et frais imposés par l’urgence.

Néanmoins, si l’exécution des services a commencé avec l’accord préalable exprès du consommateur et que lesdits services ont été pleinement exécutés avant l’expiration du délai de rétractation, le consommateur reconnaît expressément qu’il ne pourra pas faire valoir son droit de rétractation. Dans ce cas, le client pourra tout de même solliciter la résiliation du contrat mais les frais et honoraires correspondant au travail réalisé dans le cadre de l’exécution des services commandés lui seront facturés.

Enfin, les avocats du cabinet Ref Lex attirent l’attention de leurs clients sur l’opportunité de recourir aux modes alternatifs de règlement des conflits (médiation, droit collaboratif, négociation, conciliation ou arbitrage). Ces modes alternatifs sont susceptibles de présenter les avantages suivants par rapport à la procédure judiciaire : rapidité, économie d’argent et d’énergie et éventuellement, selon la voie choisie, confidentialité et prise en considération accrue des aspects humains. A titre d’exemple, la médiation est un processus volontaire et confidentiel qui se déroule avec l’accompagnement d’un tiers indépendant, neutre et impartial, chargé de faciliter la communication entre les parties et de les aider à dégager elles-mêmes une solution globale, satisfaisante et équilibrée. Pour en savoir plus: www.avocats.be.

Par l’acceptation des présentes, le client reconnaît expressément avoir été informé de la possibilité de recourir à un mode alternatif de règlement du litige qui le concernerait.

Prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme

1. L’avocat se conforme à ses obligations légales en matière d’identification du client ou de son mandant. Ceux-ci s’engagent à fournir spontanément tous documents permettant d’établir leur identité et autorisent l’avocat à en prendre copie. Les obligations de l’avocat et du client découlent plus particulièrement des dispositions de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces. Les renseignements qui doivent être fournis par le client varient selon qu’il s’agit d’une personne physique, d’une personne morale ou d’un mandataire. Le client informe au plus vite et spontanément l’avocat de toute modification de sa situation et lui apporte la preuve de celle-ci.

2. Lorsque la nature du dossier (assistance du client dans la préparation ou la réalisation d’opérations telles qu’achat ou vente d’immeubles ou d’entreprises commerciales ; gestion de fonds de titres ou d’autres actifs appartenant aux clients ou à son mandant ; ouverture ou gestion de comptes bancaires, d’épargne ou de portefeuilles ; organisation des apports nécessaire à la constitution, à la gestion ou à la direction de sociétés ; constitution, gestion ou direction de fiducies, de sociétés ou de structures similaires ou interventions au nom et pour compte du client dans toutes transactions financières et immobilières) ou lorsque les situations particulières prévues par la loi précité 18 septembre 2017 (pays d’origine, difficultés d’identification, relation inusuelle entre le client et l’avocat ou la nature des opérations, personnalité publique ou assimilée) imposent à l’avocat une obligation de vigilance renforcée, le client s’engage à répondre à toute question de l’avocat lui permettant de se conformer à ses obligations légales.

3. Lorsque l’avocat assiste le client dans sa défense en justice ou lorsqu’il lui délivre des conseils juridiques (l’évaluation de sa situation juridique), il est tenu au strict respect du secret professionnel.

La loi impose à l’avocat d’informer le bâtonnier dès qu’il constate, hors sa mission de défense en justice ou de consultation juridique, des faits qu’il soupçonne être liés au blanchiment des capitaux ou au financement du terrorisme. Le bâtonnier, garant du respect du secret professionnel transmet le cas échéant la déclaration de soupçon à la C.TIF (Cellule de traitement des informations financières).

Informations relatives au traitement de vos données personnelles

Notre cabinet est soucieux du respect de votre vie privée et s’engage à protéger et traiter vos données personnelles dans le strict respect des législations européennes et belges applicables (en ce compris le Règlement général sur la protection des données – « RGPD » et la loi ), en toute transparence.

Le présent document a pour objet de vous informer, de la manière la plus claire et complète possible, sur la façon dont vos données personnelles sont traitées lorsque vous sollicitez nos services.

Dans le cadre des missions que vous confiez à votre conseil, celui-ci doit recueillir un certain nombre d’informations vous concernant, afin de réaliser les tâches liées à ces missions.

Qui traite vos données?

Le responsable du traitement est l’avocat que vous consultez. N’hésitez pas à le contacter pour lui poser toutes questions concernant l’utilisation de vos données personnelles et leur protection.

Quelles sont les données collectées?

• vos données d’identité (nom, prénom, copie de votre carte d’identité);
• votre adresse de correspondance (postale et électronique) ;
• vos coordonnées de facturation ;
• votre numéro de téléphone professionnel et éventuellement privé;
• toutes les données strictement nécessaires à accomplir les missions confiées à votre conseil.

• Ces données peuvent, si cela s’avère nécessaire au traitement de votre dossier et/ou à l’exécution des missions confiées, être des données sensibles, telles que des données relatives à votre santé ou ayant trait à vos origines ethniques, votre orientation sexuelle, votre appartenance syndicale, vos opinions politiques, vos croyances religieuses ou philosophiques,…, ou encore des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.

Pour quelles finalités et sur quelles bases juridiques vos données sont-elles traitées?

Vos données sont collectées et traitées pour les finalités suivantes:

• afin de permettre à votre conseil de mener à bien les missions qui lui sont confiées, dans le cadre de l’exécution du mandat (contrat) qui lui est conféré ou pour la prise de mesures précontractuelles (correspondance avec le client concernant le dossier, gestion du dossier, gestion de la facturation, et toute autre mission étroitement liée à l’une des missions décrites ci-avant…) ;

• en ce qui concerne plus particulièrement les données sensibles (relatives à votre santé ou ayant trait à vos origines ethniques, votre orientation sexuelle, votre appartenance syndicale, vos opinions politiques, vos croyances religieuses ou philosophiques,…), elles sont également traitées afin de permettre à votre conseil de mener à bien les missions qui lui sont confiées. En dehors de l’hypothèse où le traitement de ces données par votre conseil est autorisé car il est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, votre consentement explicite sera requis par la signature d’un formulaire spécifique;

• en ce qui concerne plus particulièrement les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, elles sont traitées par votre conseil dans la stricte mesure où votre défense l’exige;

• afin de permettre à votre conseil de respecter les obligations légales et réglementaires auxquelles il est soumis, notamment en matières de droit social et d’obligations comptables et fiscales, ainsi qu’en matière de protection des données personnelles.

Vos données sont-elles partagées?

• Seuls les avocats du cabinet Ref Lex auront accès à votre dossier, afin de pouvoir le traiter.

• Si le traitement de votre dossier le requiert, votre conseil sera autorisé à partager les données pertinentes vous concernant avec d’autres avocats et acteurs du monde judiciaire. Seules les données strictement nécessaires à l’exécution de la mission de votre conseil seront, le cas échéant, transmises à des tiers.

• Si le traitement de votre dossier doit se faire ailleurs qu’en Belgique, au sein de l’Union européenne (UE), de commun accord avec votre conseil, les données qui vous concernent et qui ont été collectées par votre conseil peuvent être partagées avec des professionnels du droit d’autres pays de l’UE. Votre conseil peut vous en dire davantage sur le ou les professionnel(s) qui s’occuperont de votre dossier dans ce(s) pays de l’UE.

Comment vos données sont-elles conservées?

• Vos données sont stockées sous la forme d’un dossier papier et/ou électronique, sous la responsabilité de votre conseil qui prend toutes les mesures de sécurité appropriées, d’ordre technique et organisationnel, pour éviter la destruction, la perte, l’usage abusif, l’altération, la modification, l’accès non autorisé ou la divulgation de ces informations.

• Si vos données doivent être partagées pour le traitement de votre dossier (par exemple avec d’autres parties, des cours et tribunaux, des experts, etc.), elles le seront grâce à un système électronique d’échange d’informations sécurisé et/ou dans le cadre d’une procédure en justice (par exemple par le biais du système électronique DPA ou de tout système équivalent).

• Vos données sont stockées pour la durée du traitement de votre dos Une fois votre dossier clôturé, vos données sont stockées pendant la durée nécessaire pour permettre à votre conseil de respecter ses obligations en matière de responsabilité et conformément aux règles de prescription applicables.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

• Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder aux données qui vous concernent et d’en recevoir une copie.
• Droit de rectification : vous avez le droit de faire corriger les données erronées ou obsolètes.
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : dans certaines circonstances (par exemple lorsque les données traitées ne sont plus nécessaires pour la finalité du traitement), vous avez le droit de demander la suppression de vos données si leur traitement n’est pas nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données, auquel cas vos données ne seront plus traitées (mais seront conservées).
• Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir toutes les informations enregistrées vous concernant sous un format portable et lisible.
• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement est basé sur votre consentement (en l’occurrence uniquement pour ce qui concerne le traitement de vos données sensibles et en dehors de l’hypothèse où ce traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice), vous pouvez à tout moment le retirer. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement de vos données effectué avant ce retrait. Par ailleurs, dans l’hypothèse où le retrait de votre consentement compromettrait la bonne exécution des missions confiées à votre conseil, celui-ci se réserve le droit de mettre fin à son intervention.
• Droit d’opposition : vous avez le droit de notifier à votre conseil que vous vous opposez au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière. Dans ce cas, votre conseil aura toutefois le droit de vous opposer des motifs légitimes et impérieux justifiant la poursuite du traitement, ou le fait que ce traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Par ailleurs, dans l’hypothèse où la suppression des données dont question compromettrait la bonne exécution des missions confiées à votre conseil, celui-ci se réserve le droit de mettre fin à son intervention.

Ces droits sont gratuits et peuvent être exercés à tout moment.

A qui vous adresser?

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’adresser un e-mail à l’avocat consulté (prénom.nom@bereflex.be).

Toute demande relative à vos droits doit renseigner vos coordonnées complètes (nom, prénom, e-mail(s), adresse postale complète) et être accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité, afin d’éviter des abus et de garantir la sécurité de vos données.

Si vous estimez qu’il y a une violation de la législation en matière de protection des données personnelles, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données :

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse 35

B – 1000 Bruxelles

Tél : +32 2 274 48 00

Mail : contact@apd-gba.be